Time Management, Smart Working

L'aumento della messaggistica e la sfida alla produttività

La messaggistica sta conquistando il mondo. Se dai un’occhiata allo schermo del tuo smartphone è molto probabile che almeno 3-5 app ti segnalino una notifica. Usiamo i messaggi per parlare con i nostri amici, per restare in contatto con la nostra famiglia, per organizzare le cose al lavoro, per comunicare con i nostri clienti, e altro ancora. Usiamo più canali per raggiungere un numero maggiore di destinatari e, spesso usiamo gli stessi canali per scopi e contesti differenti.

Siamo passati da un mondo in cui controllavamo i nostri messaggi a uno in cui si suppone che si debba essere disponibili a tutti e sempre. Perché in realtà... Lo siamo. Siamo tutti collegati da un “tap” sul nostro smartphone. La produttività è a serio rischio (se non è già stata compromessa).

Invece di avere una o due caselle di posta, ne abbiamo almeno altre cinque (per chi è fortunato). Difficile stargli dietro, ma non è tutto qui. Se aggiungiamo le varie app di messaggistica istantanea (Whatsapp, Telegram, Snapchat, Facebook Messenger, Skype, Hangouts, …), quelle che prevedono la messaggistica istantanea (Instagram, LinkedIn, Twitter, ..) e quelle dedicate alla collaborazione digitale negli ambienti di lavoro (Slack, Hibox, Asana, Trello, Microsoft Teams, Workplace, Wunderlist, …) ecco manifestarsi il caos.

Insomma la messaggistica si sta impadronendo della nostra vita. Non puoi distrarti un attimo e lasciare il tuo smartphone da qualche parte che, non appena te ne rimpossessi, ti rendi conto di esser sommerso da notifiche, molte delle quali inutili, semplicemente perché comunicazioni non dirette a te (vogliamo parlare del "male oscuro”dei gruppi Whatsapp?).

Regole. Mancano regole (e spesso anche rispetto ed educazione). Non siamo abituati a questo tipo di over-communication. Prima avevamo il controllo della comunicazione. Ora no. Secondo uno studio McKinsey del 2012 un knowledge worker medio, trascorre a lavoro solo il 39% del suo tempo a svolgere le attività specifiche per cui è stato assunto, contro un 29% dedicato alla lettura delle sole email. Terrificante vero? Anche perché il dato è del 2012 e sicuramente è peggiorato nel tempo.

Cal Newport in "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” (libro suggerito) evidenzia come la digital economy ha aumentato il tasso di distrazione di ognuno di noi, oramai diventati soggetti incapaci di assegnare priorità e di distinguere le perdite di tempo (shallow work) dal lavoro produttivo e di concentrazione (deep work).
Non siamo più in grado di assegnare il giusto valore al lavoro che svolgiamo

L’autore ritiene siano necessarie due abilità chiave per relazionarsi e crescere professionalmente nell’attuale società: da una parte l’abilità di apprendere e padroneggiare velocemente competenze specifiche attraverso un processo di feedback continuo (master hard things) e, dall’altra, l’abilità di produrre lavoro di qualità e rapidamente (elit level of work) dato da questa semplice formula:

[High-Quality Work Produced = (Time Spent) x (Intensity of Focus)]

A queste aggiungo anche la capacità di scrittura. Sembra banale, ma se la nostra società - ancora più che in passato - si sta fondando sulla messaggistica, ritengo che l’abilità di scrittura sia fondamentale. Tu lasceresti gestire via email un tuo cliente a un collaboratore/dipendente/collega che non sa scrivere? Io assolutamente no. Quindi a un colloquio, anziché chiedere se conosce un software piuttosto che un altro, assicurati che abbia una buona padronanza con la scrittura. Attenzione! Non sto dicendo che dobbiamo avere tutti William Shakespeare, ma credimi, comunicare via instant messaging non è semplice.

Nel libro, Cal Newport, inoltre, fornisce una serie di suggerimenti su come concentrarsi effettivamente sul lavoro per prendere controllo del proprio tempo. Isolarsi in un vecchio casale di montagna e abbandonare per sempre i social media può essere una soluzione... Forse un po’ troppo drastica e non facilmente applicabile.

Il segreto è eliminare le perdite di tempo. Non vorrei sembrare uno di quei guru-motivatori che su YouTube indicano il karma per elevarsi a nuovo Richard Branson del giorno, tipo “le 5 cose da fare per diventare milionario in una settimana”, che mi ricordano tanto i tele-spot americani degli anni '90, ma trattandosi di un tema importante per i nostri attuali modi di lavorare, ti riporto alcuni dei consigli che ho estratto dal libro.

  1. Quando devi svolgere attività di concentrazione, elimina qualsiasi elemento di distrazione (smartphone in modalità aereo e log-out dai vari social network) e crea il giusto ambiente di lavoro (il layout è fondamentale e può essere grande fonte di ispirazione) assicurandoti del comfort ambientale (luce, aria, temperatura, …)
  2. Trasforma le buone intenzioni in routine (crea una score-board che tracci i tuoi avanzamenti dando un segnale tangibile del deep work) e non prendere pause dalle distrazioni, ma dal lavoro che richiede concentrazione.
  3. Alterna momenti di concentrazione con momenti di collaborazione (non dedicare un’intera giornata all’isolamento da "topo di biblioteca” ma crea anche momenti di socializzazione con altre persone) e quando chiudi, chiudi.

Ciò che mi preme maggiormente, non è risolvere i problemi legati alla gestione del tuo tempo attraverso tre semplici consigli. Piuttosto vorrei porre l’attenzione sul fatto che sono cambiate le regole del gioco e che gli approcci classici sul time management sono parzialmente adeguati agli attuali contesti lavorativi. E mi riferiscono soprattutto a coloro che si occupano di far crescere ed evolvere un’organizzazione. Occorre definire regole comportamentali e policy nell’utilizzo intelligente degli strumenti perché ad oggi, la tecnologia la stiamo subendo, non cavalcando.

Mentre chi lavora in remote working o come freelance, si è adattato nel tempo a questo cambiamento per una questione di “sopravvivenza”, chi invece ha sempre lavorato in azienda ed oggi è coinvolto in progetti Smart Working potrebbe trovarsi in grandi difficoltà. Motivo? Abitudine e schemi mentali differenti che non possono essere cambiati nel breve.

Smart Working Tips

Il successo di un progetto Smart Working dipende dalla capacità dell’organizzazione di comprendere cosa significhi effettivamente Smart Working (e per ora mi sembra siamo abbastanza lontani) e dall'abilità di creare un modello di cambiamento con regole e policy in grado di accompagnare questa evoluzione, in cui uno degli step fondamentali è illustrare le potenzialità e le “malignità” degli strumenti di comunicazione per usarli in maniera intelligente.

Ricordati che il nostro mondo non è rappresentato dalla nostra casella di posta elettronica o dalle nostre app di messaggistica istantanea. Quindi riprenditi il tuo tempo e dai valore al tuo lavoro. Come? Parti dalla lettura del libro suggerito. Se vuoi invece lavorare al modello di Smart Working e migliorare la collaborazione digitale del tuo team, contattami pure qui.

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Andrea Solimene

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