Lo Smart Working Concept. Basta poco!

Lo Smart Working Concept è un insieme di tecniche e metodi per modernizzare e rendere più efficace la collaborazione tra professionisti e aziende.

Come sicuramente avrete notato, la nostra vita è cambiata in maniera profonda grazie ai continui sviluppi digitali. Smartphone, social media, tecnologie portatili e Internet sono delle cose che fanno parte della nostra vita da qualche anno. Passo dopo passo abbiamo cambiato il modo in cui comunichiamo con la nostra famiglia ed i nostri amici. Certo, non tutti allo stesso ritmo! Ma quando la nonna ti manda la richiesta d’amicizia su Facebook capisci che qualcosa di importante è avvenuto.

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Tuttavia, nonostante le possibilità e nuove frontiere offerte dalla tecnologia, il nostro modo di lavorare non è variato in maniera sostanziale negli ultimi 30 anni. Andiamo in ufficio, compiliamo documenti, ci ritroviamo in riunione. Potreste obiettare: ma l'email è una novità! Non proprio: è solo la digitalizzazione della posta tradizionale. Ha solo reso più veloce la posta, ma in realtà non ha cambiato molto il modo di collaborare.

Un buon punto di partenza per comprendere il concetto di Smart Working lo troviamo grazie a Guy Clapperton e Philip Vanhoutte, autori del libro The Smarter Working Manifesto, dove si illustrano i tre asset principali del percorso, le 3 B: Behaviours, Bytes e Bricks, Bytes (vale a dire mattoni, tecnologia e comportamenti).

Behaviours, i comportamenti.
Diciamo addio ai classici orari d’ufficio e affidiamoci agli obiettivi concreti da raggiungere. La regola è ottenere i risultati previsti nei tempi prefissati, al massimo della qualità. Di conseguenza, un lavoratore smart (smart worker) deve essere responsabilizzato ed educato alla gestione del tempo. L’elemento chiave è la fiducia, non il controllo.

Bytes, cioè la tecnologia.

Oggi un’impresa può avvalersi di ambienti tecnologici formidabili che incentivano lo Smart Working. Si tratta quasi sempre di strumenti collaborativi, molti anche gratuiti, che consentono di esser sempre connessi. La tecnologia è nostra amica: conviviamo quotidianamente con essa nella nostra vita personale, perché non sfruttarla anche per il lavoro?

Bricks, ovvero gli spazi fisici dell’ufficio.

La mentalità collaborativa si sposa meglio con gli open space che con le postazioni fisse. Non è importante dove lavori, ma quanto l'ambiente intorno a te è confortevole. Al parco, in un coworking, da casa … si lavora in base alle proprie esigenze e obiettivi.

Nella presentazione che trovate al seguente link e nei post blog che pubblicherò nei prossimi mesi su Spremute Digitali vorrei farvi vedere quali sono i modi più efficaci per una collaborazione moderna. Non si tratta solo di un cambiamento tecnologico. Dobbiamo anche cambiare la cultura del lavoro, la nostra mentalità.

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Visualizza la presentazione su HaiKu Deck

In Seedble abbiamo già implementato il concetto di Smart Working. Non utilizziamo le email per la comunicazione interna (secondo una ricerca statunitense si risparmiamo fino a 2,8 ore a persona al giorno). Preferiamo condividere le nostre news in un community online, sfruttando Google Apps for Work e altri tool online. Ci vediamo in ufficio e in Hangout, il videotool di Google. Così evitiamo spesso di stare nel traffico (allucinante) romano! Scriviamo i nostri documenti su Google Drive: questo significa che esiste un’unica versione del file e che possiamo lavorare allo stesso documento senza la necessità di salvare in continuazione (per capirci il file si chiama: “Progetto_BusinessPlan” e non “Progetto_BusinessPlan_Versione2_Koen_15sett2014” e così via..).

Gestiamo i progetti in maniera molto snella e i nostri task sono su Trello (semplice e intuitivo tool online per il project management). Per le conversazioni e domande veloci utilizziamo anche Hangout (grazie all’estensione Chrome per la chat). Inoltre abbiamo anche il gruppo Whatsapp per tutto ciò che è informale o ludico.

Nonostante la nostra giovane età non è stato semplice integrare tutto nel nostro modo di lavorare.. anche noi abbiamo dovuto cambiare le nostre abitudini. Ma ne è valsa la pena: non perdiamo più informazioni importanti, le conoscenze chiave sono accessibili a tutti e siamo più efficienti di prima. Un modello semplice che applichiamo nei progetti con i nostri clienti. Cool!

Hai introdotto un’idea di smart working all’interno del tuo ufficio? Fateci sapere nei commenti!

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Lukas Hartog

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