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L'ufficio del futuro: 5 suggerimenti da Interpolis

Un'esperienza esaltante, ma soprattutto formativa. Potrei riassumerla così la visita guidata fatta lo scorso mese in Interpolis, (vi avviso, il sito è in olandese) azienda di assicurazioni leader in Olanda. Interpolis è considerata tra le prime aziende al mondo ad aver introdotto un approccio smart working nei propri processi aziendali ed è riconosciuta come la prima in Olanda ad aver creato un'organizzazione estremamente flessibile. Vi racconto la mattinata trascorsa tra i moderni uffici dell'azienda di Tilburg, una cittadina universitaria situata nel centro dei Paesi Bassi, con la speranza di trasferirvi la stessa sensazione che ho avuto passeggiando in compagnia dei miei soci Seedble, Giovanni Tufani e Koen Lukas Hartog.

Ad accoglierci nell'enorme androne dell'edificio di oltre 20 piani c'è George, ambassador di Interpolis, che sarà la nostra guida personale per le prossime 2 ore. (Koen aveva contattato l'ufficio relazioni di Interpolis richiedendo una visita guidata esclusiva per noi di Seedble). Ci accomodiamo in una delle tante isole di tavoli sparsi nell'open space e George ci parla della storia e della cultura di Interpolis, delle evoluzioni che l'azienda ha subito nel corso degli anni e dell'importanza del flexible work. L'elemento caratterizzante - a tratti impressionante - è la capacità di adattamento dei worker di Interpolis. Hanno estrema flessibilità: ogni worker non ha una postazione fissa e ha una scelta ampissima tra i 20 piani a disposizione. Può lavorare nell'open space, in tavoli ad isola, in scrivanie singole, in stanze dedicate per due, quattro, sei persone fino a sale riunioni di ogni genere dotate delle più moderne tecnologie e strumenti di collaborazione. George ci tiene a specificare che ogni worker può comodamente lavorare anche da casa e coordinarsi con il proprio team sulla base delle esigenze e obiettivi pianificati. Fantastico.

Dopo una breve introduzione, saliamo direttamente al 5° piano (dal 2° al 20° piano l'organizzazione degli spazi è molto simile). Ascensori modernissimi. Entriamo e George ci chiede cortesemente di abbassare le suonerie dei nostri smartphone. Armadietti per gli oggetti personali, coffee point e area relax con divanetti e poltrone. Regna un silenzio e una calma straordinaria. In uno dei tavoli centrali ad isola c'è un gruppo di worker in pieno brainstorming. Sui lati sono distribuite le singole stanze con mega finestroni in cui ognuno può lavorare comodamente e in tranquillità. Ogni postazione è fornita di confortevoli sedie, cavi di collegamento alle reti e poco altro. Non ci sono pc fissi, solo portatili. Scambiamo diversi cenni di compiacimento con le persone presenti che ricambiano con sorrisi e saluti. Si respira un'aria molto serena. Sono abituati a ricevere visite ed ospiti.

Riprendiamo l'ascensore. Visitiamo il 1° piano, la vera meraviglia di Interpolis. Sembra di stare all'interno di un centro commerciale o di un aeroporto. Open space e uffici di varie grandezze sparsi ovunque e organizzati in cinque differenti aree tematiche che riprendono diversi layout architettonici (The Sand Area è progettata come se fosse l'antico Egitto: geroglifici sui muri, pavimento che ricorda la sabbia, uffici che riprendono tendoni e sala riunioni con una porta che assomiglia al gate di una piramide). Zone relax immense e punti di rinfresco (bar, mense, ristoranti dedicati a clienti con cucina a vista). Cinque le cose che ci colpiscono maggiormente:

1. Il classico "help desk" è organizzato come le aree Ikea dedicate all'assistenza (avete presente quelle dove pianificate la vostra cucina o costruite il vostro armadio con il commesso Ikea?). Spazio aperto, pareti colorate, scrivanie con sgabelli e personale disponibile per fornire assistenza su pc e qualsiasi problema tecnico. (con metro, matitina e bustone giallo ci saremmo sentiti in uno dei tanti labirinti di Ikea). Si veda immagine 1.

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1. help desk

2. Il muro dei feedback. Un'intera parete con le principali parole relative agli elementi chiave e valori di Interpolis. Ogni worker ha a disposizione due differenti tipologie di post-it di colore diverso, uno per annotare feedback positivi, l'altro per evidenziare i punti da migliorare. George ci spiega che il personale di Interpolis contribuisce costantemente al miglioramento dell'ambiente lavorativo. Compila il singolo post-it in base all'esigenza riscontrata e lo colloca nei pressi della parola che rappresenta il valore di riferimento. (es: un post-it con su scritto "Ritengo opportuno creare maggiori momenti di condivisione nel team" viene collocato nei pressi della parola "collaborazione"). Settimanalmente il muro viene ripulito dai feedback ricevuti e si avvia così un processo ciclico di ottimizzazione dei processi sulla base delle indicazioni dei worker. Si veda immagine 2.

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2. muro dei feedback

3. Il coffee point. In ogni area tematica è presente un coffee point. Elemento fondamentale per garantire la socializzazione tra le persone ma soprattutto un break ai worker. Fin qui tutto normale. La particolarità? Assenza di personale. Il worker si serve da solo e paga con carta di credito mediante dispositivi contactless. George sottolinea come la fiducia rappresenti l'elemento base di Interpolis. Se pensi di fregare un kit kat di valore inferiore a 1 € vuol dire che non sei in grado di gestire la pressione di un progetto dal valore decisamente maggiore di uno snack.

4. Le aree di pensiero. In molti angoli del primo piano vediamo collocate poltrone rivolte verso l'esterno. George ci chiarisce che sono aree di pensiero ideate per rilassarsi e per garantire degli spazi isolati a coloro che necessitano particolare concentrazione. Le proviamo. Poltrone comodissime. Niente da dire. Ti estranei dal caos aziendale, riposi gli occhi stanchi dal pc e puoi apprezzare il panorama esterno e immergerti nei pensieri.

5. L'ufficio del futuro. Poltrone con schienale alto e predisposte in modo da creare un ambiente riservato a forma rettangolare o quadrata (in base al numero e alla disposizione delle poltrone). Ogni poltrona è dotata di un bracciolo spazioso per appoggiare pc o tablet ed è progettata sia per mancini sia per destri). La peculiarità di queste poltrone sta nello schienale che, grazie una curvatura nella parte superiore, consente di isolare lo spazio dall'esterno. Chi è dunque internamente può lavorare e colloquiare senza problemi e senza la paura che dall'esterno si possa sentire la conversazione. Sembra di stare in una sala riunioni, l'unica differenza è che sei seduto su comodissime poltrone (ti senti a casa), senza un tavolo tra te e il tuo diretto interlocutore (agevoli la socializzazione e comunicazione diretta senza avere barriere) e, inoltre, sei in un open space (non c'è l'effetto "mi isolo per parlare di segreti internazionali"). Provate. Geniali. Sarà la scrivania del futuro. Si veda immagine 3.

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3. ufficio del futuro

Questi sono solo cinque dei tantissimi elementi di arredo e layout pensati da Interpolis per creare un ambiente di lavoro flessibile. L'azienda olandese ha sviluppato tutto ciò partendo dalla fiducia: un percorso nato nel 1969 e che gli ha permesso di acquisire questa leadership e consolidare pratiche di smart working all'interno del contesto aziendale. Nel prossimo blogpost vi racconterò il nostro dialogo con George circa il fattore fiducia analizzando le azioni chiave che Interpolis ha attuato per creare un'organizzazione fantastica.

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Andrea Solimene

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