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Il punto di vista di Manager e Worker sull'Open Office

I worker pensano che gli open office siano troppo rumorosi e che favoriscano distrazioni.

I loro manager, invece, credono che essi siano assolutamente adatti a svolgere il proprio lavoro.

Cosa rende un worker più felice dell’avere benefici quali buon cibo, luce naturale e perfino l’asilo per i propri figli in ufficio? Secondo uno studio condotto da Oxford Economics e da Plantronics, azienda leader nel settore dell’elettronica, il benefit più importante di tutti è la capacità di concentrarsi.

La maggioranza dei worker e manager intervistati (il 68%) ha indicato l’ambiente libero da distrazioni nella top 3 delle priorità da tenere in considerazione sul luogo di lavoro, c’è però un aspetto che si frappone a questa visione comune: l'open office.

Il trend che ha trionfalmente cambiato l’aspetto degli uffici moderni, rendendoli spaziosi e dotati di scrivanie condivise, fu creato per promuovere la collaborazione e comunicazione tra colleghi.

Secondo molti studi (Università di Chicago e Sociometric Solutions tra i tanti), questa piccola grande rivoluzione si è rivelata efficace: worker che non sono nello stesso team o anche nello stesso dipartimento, possono amplificare le proprie performance attraverso un aumento della socialità, così come possono migliorare le capacità di comunicazione tra colleghi. Worker che condividono lo spazio di lavoro negli open office sono più orientati alla comunicazione digitale (20% del campione) e finiscono il progetto assegnato più velocemente dei colleghi che lavorano a distanza (32% del campione).

Il problema è che la vicinanza gomito a gomito con i propri colleghi permette raramente di concentrarsi senza ricorrere a cuffie e musica. E qui si riscontrano opinioni discordanti tra worker e manager. Secondo l’Oxford Economics, infatti, solo il 39% degli Executive ritiene che i rumori di sottofondo diminuiscano la produttività e solo il 33% crede che colleghi chiassosi rappresentino un problema. La ricerca evidenzia inoltre come i manager ritengano che i worker siano equipaggiati per contrastare le distrazioni, ma poco meno della metà dei worker stessi è d’accordo con questa affermazione.

La parte del campione di worker composto al 50% da Millennial, ossia da individui tra i 18 e 35 anni, ha infatti risposto frequentemente che “il rumore li distrae dal lavoro e, in generale, sono infastiditi dai rumori di sottofondo”.  La loro soluzione a questo problema è quella di isolarsi ascoltando musica o di spostarsi con il PC verso altri spazi più silenziosi, perché “bloccando le distrazioni riescono ad aumentare la propria produttività e migliora il loro umore”.

Nonostante ciò, le analisi condotte dai ricercatori mostrano che il rumore viene messo in secondo piano quando si stabilisce il design e la costruzione dei nuovi spazi. Quasi l’85% degli Executive intervistati ritiene che lo spazio di lavoro dovrebbe essere disegnato per favorire quanto più possibile frequenti interazioni tra worker; il 75% crede che l’ufficio debba favorire una collaborazione spontanea ed efficace; il 77% pensa che l’ufficio debba permettere all’azienda di minimizzare i costi fissi.

E’ possibile che queste risposte, che non tengono conto della concentrazione come volano di produttività, siano dovute in parte al fatto che la maggior parte dei manager intervistati (il 65%) ha un ufficio personale. Gli Executive non sperimentano necessariamente la condizione del lavoro quotidiano in ambienti open space. Il problema però sta anche nel misurare correttamente la perdita o l’acquisto di produttività individuale, il che rende difficile confermare l’esattezza di questa correlazione.

I ricercatori sottolineano l’importanza del fenomeno, a tal punto da temere che i worker possano trasformare le conference room in uffici veri e propri, sfidando la disposizione degli uffici e il loro proposito collaborativo.

La soluzione potrebbe essere la presa in considerazione dei bisogni del worker

Gli spazi di lavoro dovrebbero essere quanto più flessibili e disporre di una varietà di spazi che permettano ai worker di muoversi con flessibilità ogni giorno. Molte aziende stanno incorporando con successo alcuni di questi elementi (scrivanie condivise ma anche conference room, silent room, sale relax, sale comuni) nel design del loro prossimo ufficio, ma c’è ancora il bisogno di creare consenso intorno a questo modo di intendere il luogo di lavoro.

I ricercatori dell'Oxford Economics sono d’accordo: “un ufficio disegnato correttamente prende in considerazione i bisogni dei worker e facilita attività che incrementino l’efficacia di ciascuno di loro.” Il che include senz’altro l’abbassare il volume della voce.

Articolo di Alberto Rossini -> Profilo linkedin

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