smart working come funziona in azienda

Smart Working: come funziona veramente in azienda? L’esperienza di Federico

Alcuni articoli fa ho raccontato, grazie all'intervista a Daniele Bacchi CEO di Reallyzation, l'esperienza di chi ha adottato un processo di smart working nella propria impresa, i vantaggi e le difficoltà che si sono presentati, i benefici e gli svantaggi per i lavoratori (puoi leggere qui l'articolo).

Grazie a Daniele ho conosciuto i punti di vista di un CEO molto attento a quello che vogliono le persone. Ho raccolto una bella testimonianza di come ben funziona lo smart working in azienda, e di come un'organizzazione incentrata sul benessere di chi ci lavora ha più successo delle altre.

Il perché è semplice: sono le stesse persone a far sì che un'organizzazione funzioni; l'elemento centrale e fondamentale.

E qui, nell'intervista che troverai di seguito, andremo a leggere proprio l'esperienza di una di quelle persone che ha scelto di lavorare in smart working in Italia, grazie alla voglia di sperimentare della propria azienda.

Smart Working in Italia: come funziona in azienda? Lo raccontano le persone

Un mesetto fa ho avuto il piacere di conoscere Federico De Michele Sales Manager per l'Italia di Cezanne HR.

Ha scelto Spremute Digitali per raccontare la sua esperienza di dipendente in smart working (scrivo dipendente perché, ricorda bene che per essere smart worker tra i fattori c'è bisogno della dimensione aziendale, altrimenti saresti un remote worker o un freelance) per far capire davvero cosa significhi lavorare smart in azienda e per condividere oltre alla sua esperienza, alcuni consigli ed accorgimenti.

La parola a Federico De Michele, felicemente smart workers 

Q. Ciao Federico, presentati e racconta chi sei ai lettori di Spremute Digitali.

Federico De MicheleA. Ciao a tutti, sono Federico, ho 27 anni e da circa 4 anni sono consulente di vendita in Italia per un’azienda che sviluppa un software cloud per la gestione del personale. Sono laureato in economia aziendale ed ho conseguito un Master di I livello in Gestione delle Risorse Umane.

Da quando ho cominciato i miei studi all'Università ho approfondito tematiche riguardanti lo sviluppo della persona, la gestione del tempo e l’utilizzo della tecnologia all'interno delle organizzazioni aziendali come vantaggio competitivo per il business.

Parallelamente agli studi prima, ed al lavoro poi, ho portato avanti diversi progetti. Il più recente, a Giugno del 2018: la creazione con un gruppo di amici di un'Associazione Culturale per l’organizzazione di un evento TEDx in Puglia il TEDxMonopoli.

In questo caso portare a termine la sfida è stato possibile grazie agli strumenti che facilitano lo smart working e che hanno permesso di allineare le informazioni del team, anche se sparso per l’Europa.

Q. Quindi, sei uno smart worker. E qual è la tua giornata tipo?

A. La mia giornata tipo comincia intorno alle 08.00, quando possibile pratico alcune attività prima di mettermi al lavoro. Uno dei grandi vantaggi dello smart working è non impiegare tempo in spostamenti per raggiungere la sede lavorativa, quindi ogni momento prima di cominciare a lavorare è un grande valore aggiunto.

Di solito leggo qualche libro o articolo online, faccio una corsa di 20 minuti prima della colazione o curo il piccolo orto che c’è sul balcone di casa.

La vita dello smart worker è molto diversa dalla vita di un freelance, che può permettersi di lavorare a qualsiasi ora. Alle 09.00, dal Lunedì al Venerdì comincia la giornata davanti al PC in cui svolgo tutte le attività lavorative legata alla mia mansione, chiamate a clienti, email, web meeting...

Un aspetto importante di questa modalità di lavoro è svolgere almeno una pausa ogni due ore per non rendere la giornata troppo pesante ed alienante. Mi piace svagarmi ed andare a fare la spesa per il pranzo o svolgere le normali attività di casa, durante le pause.

La pausa pranzo è un altro momento che se sfruttato al meglio può onorare una giornata di lavoro perfetta. La pausa pranzo che preferisco è quando c’è il vento giusto per poter uscire in barca per un rapido allenamento.

Chiaramente i tempi sono strettissimi, anche se vivo vicino al mare, avendo solo 60-90 minuti a disposizione bisogna essere molto efficienti nell'organizzare tutta la giornata con anticipo. Mi è capitato di fare windsurf in pausa pranzo durante i giorni in cui ho lavorato da Tenerife.

Come avrai ben capito, il mare è per me un elemento fondamentale, anche solo pranzare su uno scoglio o su una spiaggia è totalmente rigenerante a livello fisico e mentale. Capita spesso di dire tra me e me:

Lavorare e non sembra di lavorare!

Nel pomeriggio, intorno alle 14.30 ricominciano le attività davanti al pc, se la pausa è stata spesa al meglio, la mente è sgombra ed anche il tono della voce, che nel mio ruolo di consulente “digitale” è fondamentale, ne beneficia.

Dopo la fine delle attività lavorative, nel caso in cui la pausa pranzo sia durata più della canonica ora capita di lavorare anche oltre le 18.00. Ma anche in questo caso, lavorare diventa un piacere e non un dovere.

Ovviamente l’esigenza primaria una volta terminata l’attività lavorativa, se si è rimasti a casa tutto il giorno, è uscire per non rischiare una sorta di alienazione casalinga, generata dalle troppe ore trascorse nello stesso luogo.


Leggi anche Smart Working Check List: i 5 punti chiave per essere un lavoratore agile (e felice)


Q. Smart working in azienda: come è implementato il processo nella tua e quali vantaggi avete riscontrato?

A. Per prima cosa lo smart working nella mia azienda è stato implementato in maniera graduale. I primi due anni di lavoro li ho svolti in ufficio, apprendendo tutte quelle che sono le attività principali della mia mansione.

Il poter svolgere le presentazioni del servizio che distribuiamo tramite web meeting e non fisicamente, ci ha permesso di sperimentare lo smart working, inizialmente durante i periodi festivi e nel mese di Agosto.

Molto importante è essere sempre focalizzati sulle mansioni principali del proprio ruolo: fissare delle scadenze a medio e breve termine facilita la gestione puntuale dei processi di vendita e il monitoraggio dei progetti.

Altro punto di fondamentale importanza è l’utilizzo di strumenti web per poter allineare in tempo reale le informazioni in azienda. In particolare noi utilizziamo: un server in cloud per poter archiviare in uno stesso ambiente tutti i documenti aziendali, le proposte commerciali, le fatture, i contratti, il materiale marketing.

Per la gestione di tutto quello che riguarda le assenze, la formazione, le note spese, utilizziamo lo stesso software che distribuiamo alle aziende. Utilizziamo con estrema frequenza Skype for Business per le comunicazioni dirette con i colleghi a livello mondo, un altro software specifico per tenere le presentazioni di prodotto ai clienti, ed infine nel mio ruolo Sales, utilizzo un software dedicato CRM (Customer Relationship Management) per tenere traccia di tutti contatti con i clienti e le opportunità da gestire.

Solitamente ogni 30-40 giorni torno in ufficio a lavorare per un po'. Ritengo molto utile e piacevole incontrare i colleghi almeno una volta al mese, sia per allinearsi sui vari obiettivi a medio-lungo termine, che per mettere in piedi nuovi progetti ed iniziative.

Mensilmente svolgiamo anche un Comitato di Gestione per la sede Italiana ed un Sales Meeting a livello globale con i colleghi inglesi e spagnoli. Questi meeting intermedi sono fondamentali per analizzare la situazione complessiva del mercato, le nuove aziende clienti e le diverse criticità riscontrate nel mese precedente.

Abbiamo trovato diversi vantaggi rispetto a questa modalità di lavoro. In primis, il rapporto con i colleghi si è arricchito di grande di fiducia, come in una famiglia, in cui ognuno svolge le proprie mansioni tenendo sempre ben presente l’obiettivo comune per cui lavorare.

Tutti lavorano per la squadra, nessuno lavora per se stesso.

Lavorare in smart working all'interno di un’organizzazione inoltre aumenta esponenzialmente la responsabilizzazione sul lavoro, in quanto i risultati raggiunti sono gli unici indicatori di performance che contano.

Lo scorso anno, mio primo anno lavorato in smart working, abbiamo raddoppiato la crescita rispetto l’anno precedente. In sostanza, implementare lo smart working mi ha permesso di lavorare in maniera più efficiente, responsabilizzandomi maggiormente e proiettando sempre il focus sul processo (organizzazione del lavoro molto più precisa), ma soprattutto sui risultati.

Tutto questo aumenta la mia personale serenità, dandomi anche la possibilità di svolgere attività sportive e portare avanti progetti paralleli al lavoro.

"La pausa pranzo che preferisco è quando c’è il vento giusto per poter uscire in barca per un rapido allenamento." Federico De Michele


Più tardi puoi leggere anche: Implementare con successo lo smart working: quale ruolo per i manager?


Q. “Vivere bene è semplice, se sai come farlo”, mi hai detto quando ci siamo conosciuti. Lo smart working te lo ha permesso?

A. Assolutamente si, lo smart working in certi casi è condizione basilare per poter vivere bene, o comunque sereni.

Quando il lavoro non deve essere svolto necessariamente in sede, qualsiasi stanza (preferibilmente silenziosa), un PC ed una connessione Internet sono gli elementi indispensabili per avere un nuovo ufficio temporaneo.

Lavorare in Smart Working teoricamente permette di bilanciare perfettamente la vita ed il lavoro (work life balance), lasciando più tempo libero a disposizione ed eliminando i confini spaziali dell’ufficio.

Ma attenzione, raggiungere questo equilibrio non è semplice e bisogna lavorare molto sulla gestione del proprio tempo. Più tempo a disposizione c’è e più tempo può essere sprecato.

Definendo le priorità della giornata e pianificando il proprio tempo associando un orario definito all'attività da svolgere, si può sicuramente vivere la propria vita al meglio. Vivere bene, con lo smart working può essere molto semplice, ma è altrettanto importante definire cosa ci fa stare realmente bene.

Mi riferisco in questo caso alla piena conoscenza del proprio corpo, delle proprie attitudini, del proprio carattere. Per capire come, bisognerebbe immaginare di diventare i consulenti di noi stessi ponendoci alcune semplici domande, che non sempre trovano la giusta risposta:

Cosa mi fa stare veramente bene dopo il lavoro? Cucinare, leggere, fare sport, studiare, passare del tempo con gli amici?

Cosa mi fa stare bene durante i weekend? Dipingere, viaggiare, fare attività all’aperto, guardare competizioni sportive e serie tv tutto il giorno?

Ma soprattutto, quali esperienze e situazioni rendono le mie giornate speciali e irripetibili?

Personalmente viaggiare, leggere, ascoltare musica, cucinare ed andare in barca, sono le attività che maggiormente danno valore alla mia giornata. Per rendere la mia frase ancora più concreta ti direi:

Vivere bene è semplice se sai cosa ti fa stare bene e sai come organizzare il tuo tempo in smart working!


Cliccando qui troverai 5 consigli utili per gli smart workers


Q. Ti piace viaggiare quindi. Bellissimo, il viaggio arricchisce molto. Sarebbe un bene per tutti i lavoratori, lavorare e poter viaggiare?

A. Ottima domanda! Dopo un primo anno totalmente in smart working ho cambiato idea riguardo questo argomento. Personalmente, ho capito che la mia piena soddisfazione si trova al di fuori dell’area che comunemente viene chiamata comfort zone, che comprende tutte le situazioni in cui abbiamo totale controllo su quello che potrà accadere.

Nel mio caso, viaggiare, trascorrendo due o più settimane in un paese estero, pur essendo complicato i primissimi giorni, diventa un momento di enorme arricchimento, soprattutto se si viaggia nel profondo della cultura e si vive a contatto con le persone del luogo.

Le esperienze di viaggio aiutano a crescere e a migliorarsi, tutti dovrebbero viaggiare almeno una volta l’anno. Ma, sento di dire che non tutte le categorie di lavoratori troverebbero un valore aggiunto nel lavorare viaggiando.

Provo a fare un esempio, figure aziendali che si occupano di Amministrazione o Contabilità potrebbero non beneficiare di uno smart working continuo, ovviamente dipende sempre dalle attitudini della persona.

Il viaggio è sicuramente utile a tutte quelle figure professionali che lavorano a stretto contatto con altre persone; mette nella costante condizione di risolvere problemi mai affrontati prima, e molto spesso stimola ad utilizzare il pensiero laterale.

Le figure manageriali, gli amministratori d’azienda e tutte le persone che hanno funzioni decisionali a livello strategico potrebbero sicuramente beneficiare del viaggiare e del lavorare viaggiando, per allenarsi a risolvere situazioni scomode.

Ovviamente un discorso a parte va fatto per i freelance, impegnati in attività digital, i designer, gli sviluppatori, i creativi. Gli spazi di coworking sparsi in giro per il mondo sono l’habitat naturale per tutti i freelance.

Il coworking in molti casi perde la sua funzione di spazio fisico, trasformandosi in un aggregatore di competenze che stimola lo scambio di idee e la commistione di pensiero.

 


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Sara Duranti

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