Tool per organizzare il lavoro

Tool per organizzare il lavoro (e non solo) ed essere più smart

Il rientro dalle vacanze sembra sempre qualcosa di impossibile, non è vero? Tutti noi, chi più chi meno, soffriamo la fatidica prima settimana di rientro dalle ferie. Lo avrai sentito dire un miliardo di volte, il segreto anche in questo caso sta nel sapersi organizzare. E ti dirò di più esistono dei tool che ti aiutano in questo. Si hai capito bene ci sono dei tool che ti aiutano ad organizzare il lavoro e non solo, anche le altre attività che capita di dimenticare quando si è sempre di corsa o impegnati.

Un difetto di molti è quello di procrastinare e non riuscire a focalizzare la propria attenzione su un’attività e portarla al termine. Anche il tuo? Lo so, quando mancano quei pochi giorni alle ferie e sei agli sgoccioli, non vedi l’ora di staccare la spina e già pensi al rumore del mare, al sole e... Ecco fatto che è più facile distrarsi e tralasciare cose fondamentali che ti faranno sprecare il doppio del tempo al tuo rientro.

Invece è proprio in quel momento che dovresti mantenere la mente lucida e pensare al ritorno al lavoro. Già, dovresti creare la tua, chiamiamola “strategia di salvataggio” che possa aiutarti al rientro dalle vacanze; anche perché se ritorni dalle ferie per poi stressarti di nuovo in un paio d’ore, forse era meglio rimanere al lavoro.

Vediamo allora come dei tool possono aiutarti ad organizzare il lavoro e tutte le attività che ruotano intorno alle tue giornate, sia per andare in ferie tranquilli sia per ritornare rilassati e sapere già di essere organizzati.

Alcuni dei migliori tool per organizzare il lavoro e la tua giornata

Trello: Trello ti permette di creare delle task su di una bacheca virtuale, come se avessi una lavagna con tante puntine colorate e Post-it da poter attaccare. L’interfaccia è molto semplice e anche aprire l’account non è da meno. Sul sito puoi iscriverti gratuitamente ed è un ottimo tool per chiunque abbia bisogno di organizzazione sia professionale che nella vita privata, che sia una persona o un team. Utile quindi per il lavoro e per compiti più easy come la lista della spesa. Provare per credere 😉

Remember the milk: Se non lo conosci e non lo utilizzi, devi imparare a farlo! Remember the Milk è un tool che ti aiuta ad organizzare efficacemente il lavoro e il tempo. Oltre ad avere un nome simpaticissimo è anche uno strumento gratuito. Semplice da usare, basta collegarsi al sito, registrarsi e creare il proprio account. Nel tuo profilo avrai a disposizione 3 liste:

  • Attività: per inserire tutte le cose che vorrai svolgere entro la giornata;
  • Cassaforte: per annotare tutte le cose da fare a breve;
  • Dream Catcher: per memorizzare tutte le cose da fare prima o poi; ottimo per annotare tutto quello che ti passa per la testa.

Remember the Milk  permette la condivisione di queste liste con altre persone, che possono essere amici, collaboratori... In questo modo puoi avere sotto controllo qualsiasi situazione quotidiana o lavorare contemporaneamente su di un progetto. È veramente un tool utile, ti consiglio di provarlo 😉

Nowdothis: Sfondo bianco, niente distrazioni, una sola attività. E fino a che non porti a termine quella non si va avanti! Semplice e minimalista, serve per focalizzarsi su un’attività e non procrastinare, è il suo unico scopo e se lo inizi ad utilizzare diventerà anche il tuo. Nowdothis potrebbe essere la svolta per chi non riesce a rimanere concentrato su una sola attività.

Google Task: Tool per chi non vuole cercare troppo in giro ed è molto affezionato a Big G. Lo strumento è un gadget che si trova all’interno di strumenti come Gmail, Google Calendar e iGoogle. Un semplice organizer con lista dove inserire le attività che possono essere datate e trasferite automaticamente sul calendar, una volta completate basta cliccare il check, un quadratino bianco vicino alla task e questa sparisce lasciando spazio alle nuove.

Keep: Una sorta di Post - it virtuale, sempre a portata di mano. È uno strumento di Google, l’ho scoperto trovandolo già tra le app del mio telefono perché di default, da lì è stato amore a prima vista. Puoi scrivere, annotare, salvare link e note vocali, scattare foto o sceglierle dalla galleria e addirittura disegnare! Insomma puoi tenere traccia di qualsiasi cosa tu voglia in qualunque modo tu preferisca farlo.

È sincronizzato con Calendar e ogni volta che aggiungi un promemoria su Keep viene automaticamente inserito anche sul tuo calendario personale.

Keep è ottimo per lavorare in team: puoi invitare i collaboratori inserendo l’indirizzo email e gestire i tuoi progetti con etichette colorate. Hai infiniti foglietti bianchi per condividere e annotare tutto quello di cui hai bisogno.

Prova a vedere se lo hai di default provalo, riempilo, coloralo... Lo troverai uno strumento veramente utile e semplice da utilizzare.

Evernote: Quante volte ti capita, soprattutto quando sei in giro o in vacanza, di trovare delle letture interessanti che ti fanno accendere la lampadina? Molte volte leggere mentre si è rilassati porta ad avere molti spunti legati al lavoro. Ne trovi talmente tanti che vorresti tenerli tutti a mente per quando rientri, ma non sai come fare. Evernote è il tool per organizzare il lavoro che fa per te perché permette di salvare ritagli di articoli o testi interi direttamente dal tuo telefono o tablet grazie alla sua estensione Web Clipper che puoi installare direttamente dai gadget di Google. Automaticamente la parte che ti interessa viene salvata e sincronizzata con il tuo account Evernote.

Quando tornerai poi al lavoro ti basterà aprire il tuo account e ritrovare sulla dashboard tutte le cose che ritenevi ispirazionali e interessanti a portata di mano.

Calendar: In questo caso non servono le presentazioni. Chi non conosce Google Calendar?

L’agenda elettronica per eccellenza per gestire il tuo tempo e organizzare i tuoi impegni.

Una delle funzioni che trovo utile di Calendar è l’avere più calendari racchiusi in uno che posso distinguere con nome e colore, assegnando delle etichette, temi differenti e possono essere condivisi con altri. Calendar consente infatti di invitare altre persone e condividere con loro un’agenda soltanto o più di una; questa è una funzione utilissima e fondamentale per chi lavora in smart working e sta lavorando ad un progetto insieme ad altri che magari non sono tutti nello stesso luogo. I calendari possono rimanere privati o resi pubblici e puoi assegnargli vari tipi di permesso.

Calendar può essere sincronizzato con altri prodotti Google, ad esempio l’integrazione con Gmail è una cosa utile perché sei in grado di gestire la tua agenda, inviti e impegni direttamente dalla posta elettronica, invitando collaboratori, amici, clienti attraverso il semplice inserimento di un indirizzo mail e il tutto verrà salvato sul tuo calendar e condiviso con l’altra persona. È gestibile da ogni piattaforma e da ogni device.

E tu quali tool utilizzi per organizzare il tuo lavoro o i tuoi impegni quotidiani? Scrivilo nei commenti!

Se conosci strumenti differenti da quelli elencati da me, sono curiosa di conoscerli e provarli 😉

 

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Sara Duranti

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