Tutti i nasi nella stessa direzione: Come organizzare un evento di successo?

Raggiungere un esito come è stato pianificato in tutti i minuziosi dettagli è, per un Event Organization Manager, un sogno ma anche un vero living hell. Sono diversi i passaggi da seguire e forse si ha difficoltà nel definire una check-list di cose da fare, trovare un team che abbia le competenze adatte e motivarlo. Fondamentale è partire da una base solida e con idee ben chiare. Tutto inizia con la struttura e strutturare per noi olandesi è un elemento principale. 

Per ogni progetto che seguo come organizzatore o collaboratore mi pongo quattro domande: 
  1. In cosa consiste l’evento
  2. Quando si svolgerà l’evento?
  3. Dove si terrà l’evento?
  4. A chi rivolgere la mia attenzione / Qual è il target dell’evento?
  5. Cosa comunicare al mio pubblico?

Quando parlavo di strutturare e di partire con una base solida intendevo proprio questo: iniziare a fissare questi primi quattro punti. Alcuni credono sia fondamentale iniziare a pianificare il tutto partendo dal budget. Ma, nella mia idea di struttura, la pianificazione di budget si pone al terzo, se non quarto step da seguire. 

Altro fattore importante da considerare è quello della comunicazione interna tra i componenti del team. Dale Carnegie, scrittore e creatore di corsi di formazione aziendale e gestione delle relazioni interpersonali, nel suo libro “Come godersi la vita e lavorare meglio” sostiene che i risultati si raggiungono se si comunica, si affronta un progetto in maniera collaborativa e si è aperti ad accettare l’opinione degli altri. La comunicazione è quindi la chiave al successo. Per saperne di più, potresti leggere Le Regole Basilari Per La Comunicazione Efficace. (vedi)

Il primo incontro


Dopo essere entrati in contatto con i clienti, si organizza con loro una riunione per condividere le idee e capire quali obiettivi si intendano raggiungere. Si crea un vero e proprio brainstorming, in cui le parti propongono le proprie idee al fine di collaborare e creare sinergie. Come riuscirci? Ecco a voi qualche suggerimento: 


Secondo la sede scientifica di Frankwatching in Olanda, sono cinque i punti che ti aiutano a fare un buon brainstorming (e a creare sinergia tra le tue idee e quelle dei tuoi collaboratori/clienti):

1. Diversità: il nostro cervello elabora quattro metodi di elaborazione informativa:

spontaneo, deliberato, cognitivo e emozionale. 

Come possiamo notare dalla tabella, la combinazione “spontaneo” – “cognitivo” dà un buon contributo per un brainstorming performante. 

Altri elementi per un brainstorming di successo sono: un team composto da persone che collaborano tra di loro e che abbiano competenze differenti. Un consiglio è quello di avere un gruppo di lavoro non troppo grande, al massimo di 16 persone. Personalmente preferisco un team che sia di otto persone per un evento di piccole dimensioni e uno di 12 per un evento medio/grande. 

2. NON Creare una gerarchia di ruoli. È importante che le idee di tutti vengano ascoltate, perché uno dei segreti del successo sta nella compatibilità tra i membri del team e poi tutti sappiamo che nell’unione sta la forza! 

3. Trova la motivazione interna. Secondo gli scienziati Bargh et al. (2010) che hanno fatto ricerca nel campo delle scienze sociali, la motivazione interna è il motore per diventare grandi e raggiungere ottimi risultati nello sviluppo del processo.

4. Prima di procedere con il brainstorming, chiedere ai partecipanti di portare con sé un oggetto che fa loro pensare all’evento da organizzare. E’ un input e un buon inizio per cominciare a buttare giù le idee. 

5. Possiamo creare un creative diamond. Questo aiuta coloro che non sono abituati a fare brainstorming o a seguire un processo creativo. 

Inizialmente si ha una visione molto ampia (diverge): tra tutte le idee che sono state proposte si punta alla qualità e si procede all’analisi e alla possibilità di fare associazioni. Dopo, quando sono state analizzate e messe a tavolino tutte le idee (overview) si può procedere a capire quali possono essere considerate e quali meno. 

La zona converse si riferisce alla fase dell’identificazione degli obiettivi, valutazione vantaggi e svantaggi e identificazione di quali siano le idee utili per la continuità del processo organizzativo dell’evento. 

Un consiglio personale: procedere piano. E chi ben comincia è a metà dell’opera! 

Spesso sia ha a disposizione un mese o due per la preparazione, quindi non avere fretta. 

Come consiglia il creative diamond, inizia a definire una data, un luogo e un orario. Poi passa in rassegna le idee e quando la palla inizia a ruotare, sei motivato, hai capito lo scopo e sai perché organizzi quest’evento… il gioco è fatto! 

Con tutti i nasi nella stessa direzione, di sicuro.
Scritto da Reinout Bosman

Commenti

commenti

Seedble - Business Accelerator

Leave a reply